Najczęściej zadawane pytania
Ogólne zasady fakturowania STOLARKI DRZWIOWEJ z montażem
1.W momencie złożenia pierwszego zamówienia u dostawcy Dział Stolarki ma obowiązek przekazać do Oddziału, który będzie fakturował temat, informacje o wartości zamówienia, warunków fakturowania (stawka VAT), marży na jakiej będzie cała transakcja (procentowa) oraz termin zakończeni inwestycji.
2.Jeżeli limit kredytowy jest niewystarczający, DO ma obowiązek go zwiększyć w dziale kontroli kredytowej. Limit będzie podnoszony na takie zamówienia i nie będzie blokował limitu klienta na bieżącą sprzedaż (do czasu zakończenia całej inwestycji). DO ma obowiązek zastosować się do wytycznych z Działu Kontroli Kredytowej, które dotyczą realizacji tego zamówienia. DO ma obowiązek przesłać prośbę do Dział Stolarki - MP o wykonanie PROMESY, będą w niej zawarte następujące informacje:
- -inwestor
- generalny wykonawca
- wartość umowy brutto
- marża I systemowa
- przewidywany termin zakończenia prac
- przewidywana ilość fakturowań
- koszty budowy
- zatrzymania krótkoterminowe/długoterminowe - kaucje
3.Dział Sprzedaży na obowiązek założyć w tym momencie zamówienie systemowe ZS na całą wartość podaną przez Stolarkę, które będzie blokowało limit kredytowy klienta, oraz stworzyć zlecenie montażu, do którego będzie zdejmować towar. Zamówienie musi mieć od razu wprowadzona poprawna datę realizacji, czyli termin zakończenia budowy.
Do jednej umowy może być zrobione TYLKO jedno zamówienie sprzedaży z JEDNĄ pozycją.W przypadku kilku fakturowań przed wystawieniem WZ, Oddział ma obowiązek zmienić ilość, za pomocą dedykowanej ikony, tak aby wartość była prawidłowa i zamówienie się nie zamknęło.
4.Po otrzymaniu pierwszej faktury towarowej Oddział ma obowiązek przyjąć towar na stan magazynowy (dotyczy fakturowania z montażem oraz bez montażu):
- jeżeli jest to dostawa bezpośrednia na budowę, należy taki towar niezwłocznie zdjąć do montażu dokumentem RWP (instrukcja)
- jeżeli dostawa jest do magazynu 3W, dokument RWP robimy w momencie wydania towaru na budowę (instrukcja). Tylko i wyłącznie na takim dokumencie należy wydać towar.
Czynności te są powtarzane do momentu zakończenia wszystkich dostaw na budowę.
5. Po otrzymaniu faktury za montaż, przyjmujemy ją na stan magazynowy na odpowiedniej stawce i wpisujemy go do RWP, indeksy jakie mogą być używane:
- - 066651 - USŁUGA MONTAŻOWA STOLARKI DRZWIOWEJ 8%
- - 066653 - USŁUGA MONTAŻOWA STOLARKI DRZWIOWEJ 23%
- - 127805 - USŁUGA MONTAŻOWA STOLARKI DRZWIOWEJ NP.
6.Wszystkie faktury za transport dotyczące przewozu drzwi pomiędzy magazynami jak i za dostawę do klienta mają być przyjmowane jak faktury za montaż, czyli na dokumencie PZ na indeksie - 175901 - DODATKOWE KOSZTY BUDOWY
Faktura za taki transport musi być 1:1, nie może był łączona z innymi kursami.
7.Dział Stolarki ma obowiązek poinformować Oddział, jeśli w umowie jest informacja, że klient będzie nas obciążał kosztami utrzymania budowy, partycypacja w kosztach ubezpieczenia, itp. Dział Stolarki ma obowiązek dopilnować, aby takie faktury zostały wystawione najpóźniej w dniu podpisania protokołu zaawansowania robót (końcowego lub częściowego) lub wcześniej, aby Oddział mógł prawidłowo uwzględnić te koszty w zleceniu.
Po otrzymaniu takiej faktury, przyjmujemy ją na stan magazynowy na odpowiednim indeksie i wpisujemy go do RWP, indeks jaki może być używany:
- 175901 - DODATKOWE KOSZTY BUDOWY
8. Dział Stolarki ma obowiązek poinformować Oddział, który fakturuje o wszystkich aneksach do umowy, które mają wpływ na wartość końcową faktury sprzedaży.
Oddział po informacji z Działu Stolarki musi wysłać maila do katarzyna.orlińska@3wdb.pl ze skanem aneksu i numerem ZS, którego wartość ma zostać podniesiona o podpisany aneks – jest kategoryczny zakaz tworzenia nowego zamówienia lub dopisywania kolejnej pozycji na ZS
9. System sam kontroluje, czy wartość towaru zdjętego do montażu dokumentem RWP, nie przekracza wartości całego zamówienia. W przypadku, jeżeli wartość ta zostanie przekroczona system nie pozwoli zapisać dokumentu RWP. Jeżeli zaistnieje taka sytuacja DO ma obowiązek niezwłocznie skontaktować się z Działem Stolarki w celu wyjaśnienia.
10. Dział Stolarki ma obowiązek po zakończonej inwestycji dostarczyć do Oddziału protokół końcowy, na podstawie którego Dział SW zafakturuje klienta. Jeżeli inwestycja fakturowana jest w etapach, analogicznie należy dostarczać protokoły częściowe. W momencie dostarczenia protokołu częściowego lub końcowego Dział Stolarki ma obowiązek podać Oddziałowi na jakiej marży ma być zafakturowany montaż, a Oddział ma obowiązek maksymalnie do 30 dni wystawić fakturę sprzedaży. Oddział ma obowiązek dołączyć skan protokołu częściowego/końcowego do wystawionej faktury w systemie jako załącznik.
11. Dział Stolarki ma obowiązek 1x na kwartał sprawdzać w systemie TETA czy umowy (kontrakty) są prawidłowo rozliczane i czy zakończone kontrakty są zamknięte.
12. Po zakończeniu inwestycji DO ma obowiązek poinformować dział limitów o zakończeniu inwestycji oraz poprosić o usunięcie limitu kredytowego przyznanego na realizację zamówienia na stolarkę.